Como fazer reuniões produtivas e eficazes

Parece inimaginável que ainda hoje, empresas realizem inúmeras reuniões em uma mesma semana, com infindáveis assuntos e que além de não serem produtivas geram estresse, desgaste, perda de tempo e pior, não trazem soluções.

Imagine reuniões onde estejam presentes gestores, gerentes e executivos da empresa e que ao final, além do desgaste gerado, não traga soluções inteligentes para os assuntos de relevância e para os resultados da empresa?

É possível utilizar as reuniões como ferramentas para atender ao planejamento estratégico da empresa, que engajem e motivem os participantes à resolução de problemas, que proporcionem a implementação de novas ideias, maior qualidade e produtividade, elevando a empresa à patamares de excelência.

Para que sua empresa utilize as reuniões como ferramenta estratégica de negócio, abaixo vamos à alguns fatores fundamentais:

Organizando uma reunião eficaz

1) Defina e analise a pauta e verifique se realmente há a necessidade da realização de uma reunião presencial ou se os assuntos podem ser resolvidos com uma ligação, e-mail ou outra ferramenta mais eficaz.

Reunião é investimento e deve gerar resultado. Antes de realizar uma analise custo x benefício.

2) Se for realmente necessário tratar dos assuntos da pauta em reunião presencial, determine tempo para apresentação da pauta, tempo para posicionamentos e tempo para a solução de problemas.

3) Reuniões produtivas devem ter no máximo uma hora de duração. Se for preciso mais que isto para tratar de todos os assuntos, verifique a possibilidade de realizar mais de uma reunião e aproveite para verificar se existe a necessidade de convidar todos os participantes novamente.

3) Encaminhe a programação antecipadamente solicitando sugestão de pauta ou encaminhe a programação com a pauta definida, quando for o caso. Dessa forma todos terão tempo hábil para se programar, preparar suas sugestões e contribuir durante as reuniões;

- Lembre-se de após definir data e horário, reservar equipamentos e o local com antecedência;

- Chegue com 30 minutos de antecedência para se organizar e testar equipamentos;

2) Convide apenas os profissionais envolvidos no assunto das pautas e que tenham ações a realizar. Profissionais capazes de contribuir ou com poder de decisão. Desta forma a reunião será mais produtiva e haverá maior engajamento dos participantes. As reuniões tiram as pessoas de sua rotina de trabalho normal e incitam à procrastinação. Muitos profissionais consideram a meia hora antes e depois das reuniões como tempo perdido.

3) Inicie a reunião informando a pauta e o tempo de duração para cada uma, para que todos saibam como será o desenvolvimento e como agir e colaborar;

4) Defina um coordenador para manter o foco dos participantes na pauta. Coordene o tempo e a dispersão do grupo com conversas paralelas, prolixas ou redundantes.

5) Para gerenciar melhor o tempo de cada participante, verifique a real necessidade da frequência com que as reuniões são agendadas.

5) Se o número de participantes for muito grande e as pautas polêmicas, pode ser combinado que as sugestões, ideias, soluções, etc, sejam encaminhadas com antecedência via e-mail para possível análise e aprovação.

Assuntos complexos que exijam mais tempo para resolução e tomada de decisão, devem ser tratados em reunião específica para eles.

8) Defina os responsáveis pelas ações a realizar (check list de pendências), datas e forma de entrega.

Analise a melhor forma de acompanhamento de status, e se há a necessidade de ser diário, ou atualizações semanais ou mensais.

Quando você for convidado para participar de reuniões, prepare-se para contribuir.

Se preparando para participar de uma reunião.

- Organize a sua agenda, programe-se com antecedência;

- Saiba antecipadamente o conteúdo da pauta e leve sugestões;

- Lembre-se de levar caneta e agenda para anotações;

- Desligue o celular e foque na reunião;

- Seja pontual. Nunca se atrase;

- Se a reunião for online, programe-se para estar conectado ao menos 20 minutos antes para testar equipamentos, imagem de vídeo, etc;

Muitas empresas se perderam quanto ao verdadeiro propósito das reuniões. Realize reuniões verdadeiramente estratégicas, que sejam eficazes e tragam resultados.

Tenha sempre excelentes reuniões!